Жгучее желание сделать по-настоящему интересное мероприятие. Чтобы ответить на этот вопрос, давайте представим идеального заказчика глазами организатора. Я (заказчик) чётко пониманию и принимаю взвешенные решения чего я хочу, а чего нет: я открыт к диалогу и готов прислушиваться к советам, при этом умею корректно доносить свои пожелания; отношусь с уважением к каждому участнику своего мероприятия и требую взаимности; располагаю и готов корректировать бюджет для соответствия своим пожеланиям и реалиям.

Для начала мы рекомендуем каждому заказчику снизить накал переживаний, ведь излишнее беспокойство не приводит ни к чему хорошему. Считаем, что "переживание" зачастую исходит из "непонимания" плюс "недоверие" и отсутствие "диалога". Понятно, что если "недоверие" не развеяли наши кейсы и отзывы других компаний, то по итогу мероприятия, либо в процессе подготовки доверие сформируется. Для того, чтобы исключить "непонимания", каждый шаг подготовки заносится в дорожную карту проекта с конкретными сроками, целями и задачами. На всем пути подготовки мы плотно работаем с заказчиками, изучаем потребности и цели каждой компании, постоянно находимся на связи и в диалоге с вами, адаптируем, ищем оптимальные решения для той или иной задачи. Простыми словами, держим нашего клиента в курсе всех процессов. Такая адекватная, обоюдная открытость для нас, как команды организаторов, очень важна. Благодаря чётким, поэтапным действиям и постоянному диалогу рождаются именно те "идеальные" проекты.

Если честно, нас гораздо больше. Как пример: на протяжении последних 3-х лет мы плотно работаем с фестивалем Outline и каждое лето выезжаем командой .... внимание - 50 человек. Не будем рассказывать тут, что входит в зоны нашей ответственности. Почти в 2 раза больше у нас было человек, когда мы работали в дирекции фестиваля Alfa Future People. При желании можем рассказать подробно на встрече. На сайте решили показать тех людей, которые являются "костяком" и "маховиком", благодаря которому бьётся сердце каждого проекта.

Наша команда по праву считается "ветеранами" на рынке event-агентств. Наш путь начинается в далёком 2010 году. За это время мы построили несколько успешных направлений, которые работают до сих пор. Это и клуб детского отдыха "Мадагаскар", и школа инструкторов горных лыж и сноуборда "X-team", и парк приключений "Остров героев". Параллельно этому мы набирали опыт, прыгали по организаторским граблям. Было больно. Как итог, мы - профессиональная команда организаторов, которая за своими плечами несёт тысячи успешных кейсов, начиная от небольших проектов для компаний, заканчивая мировыми фестивалями с гостями из разных стран. Подробнее о них мы готовы рассказать при встрече.

Сложно рекомендовать пошаговое действие, которое подойдёт именно вашей организации. Мы опишем наш подход, который состоит из восьми пунктов.

1. Заполнения брифа. Туда вносятся вводные данные, касаемо организации и корпоративной культуры, если таковая имеется.
2. Проработка "широкими мазками" 2-3 концепций мероприятия. Вне зависимости от формата мероприятия этого достаточно, чтобы определить вектор для дальнейшей работы.
3. Предварительная смета на организацию мероприятия, без привязки к месту проведения. На этом этапе заказчик частенько перестаёт витать в облаках и с головой окунается в бюджетирование.
4. Поиск площадки. Тут важно подобрать место, которое будет отвечать запросам и концептуальным решениям мероприятия.
5. Создаём фокус-группу из технических специалистов, артистов, подрядчиков и представителей площадки.
6. Детальная проработка проекта и составление итоговой сметы с учётом тонкостей и нюансов площадки.
7. Согласование финальной сметы приступаем к проработке плана мероприятия – прописываем подробно от технических таймингов, регламентов, сценариев до т.з. площадке и подрядчикам.
8. После того как ваше мероприятие закончилось, рекомендуем собрать обратную связь не только от участников, но и у подрядчиков.

Надеемся, что такой план действий поможет вам подготовиться к мероприятию.

Есть «любимчик» – это замечательно. Конечно, нет смысла предлагать других. К сожалению, прослеживается тенденция, что некоторые подрядчики не умеют работать с организаторами, либо пытаются "на коленке" сделать нашу работу. Во избежании этого, мы заранее свяжемся и проговорим формат сотрудничества. Что касается "своего пула" подрядчиков – конечно, такой составлен. Это партнёры, с которыми проведен не один десяток мероприятий. Все зарекомендовали себя как надёжные, ответственные и, главное, совестливые игроки на рынке услуг. Рекомендуя их, наше агентство выступает гарантом качества предоставляемых услуг. В свою очередь, наш заказчик чувствует отдачу на 200%. К сожалению, список подрядчиков, с кем наше агентство не работает, у нас тоже есть.